会议管理规定（模板）

第一章 总则

第一条 公司各级会议是公司经营管理过程中重要的工作手段，是公司各级机构及部门研究工作、传导管理信息、总结及部署工作、决策经营管理事项的重要载体。为进一步规范会议时效、流程，提升会议质量和工作效率、提高公司经营管理水平，特制订本制度。

第二条 会议召开原则

（一）务实原则。各级机构和部门应根据实际工作需要确定召开会议，应通过会议达到研究工作、传导管理信息、总结及部署工作、决策经营管理事项的实际目的，杜绝文山会海、空而不实和形式主义。

（二）质量效率原则。会议召开应注重高质量、高效率，做到会前准备充分、会中沟通有效、会后有纪要、会议安排工作事项责任人落实到位；对议而不能决、难以决策的事项提出解决的原则与方法；会议时间管理务求精减、高效。

（三）纪律严明。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会、不得缺席，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。

第三条 本制度适用于公司总经理办公会，公司月度例会，事业部总裁办公会、各部门、分支机构周例会、月度例会，各项专业会议等。公司其它临时性会议，参照本制度执行。

第二章 总经理办公会

第四条 总经理办公会按照两周一次的频率召开，一般确定为月度第一周、第三周周一下午召开，若因特殊原因，也可临时安排召开。

第五条 总经理办公会议题由总经理室成员经过充分论证及沟通后提出，或由公司各部门提出建议经分管总经理确认后提出。总经理办公会议题需提前两个工作日提交至公司办公室，由办公室汇总报总经理确定后发出会议通知（总经理办公会拟讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研，但根据公司管理要求不宜事先提交的议题内容除外）。

第六条 总经理办公会会议日常事务由公司办公室负责，包括但不限于议题收集、汇总报送、会议记录、撰写并发送会议纪要、会议事项督办等。

第七条 总经理办公会由总经理主持，或由总经理授权其他总经理室成员主持。

第八条 总经理办公会参加范围为：公司总经理室成员、办公室主任、会议议题涉及的相关负责人。

第九条 总经理办公会研究决定公司重大事项，主要内容：

（一）审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；

（二）审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案；

（三）审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度；

（四）研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案；

（五）研究公司重大改革方案和部署；

（六）审议公司大额资金的使用；

（七）审议公司重要规章制度；

（八）审议公司管理干部的任免和总部人员的录用；

（九）研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；

（十）讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报；

（十一）总经理认为应研究审议的其他问题。

第十条 总经理办公会议定事项形成《总经理办公会会议纪要》，由办公室根据会议记录起草，报总经理签发；《总经理办公会会议纪要》发送公司党委成员、总经理室成员、金尊公司办公室；《总经理办公会会议纪要》中涉及机构或部门议题审议结果由办公室有选择性的摘要发送相关机构和部门。

第十一条 总经理办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由办公室妥善保存，并于下一年度的二月底前归档。查阅会议材料、记录、纪要须经公司办公室主任批准。

第十二条 事业部总裁办公会的召开频率原则上不低于每月两次，参照本办法第四至第十一条相关模式及要求进行，总裁办公会需形成《**事业部总裁办公会会议纪要》并抄送公司总经理室成员、公司相关管理部门（含办公室、风险管理部、人力资源部、计划财务部）负责人。

第三章 公司月度例会

第十三条 公司月度例会，由办公室组织安排，于每月第一周周一上午召开，如遇节假日，则提前或顺延至工作日。

第十四条 公司月度例会由总经理主持或由总经理授权的总经理室其他成员主持，总经理室成员、各部门、事业部各职能部门负责人参加。

第十五条 公司月度例会的主要内容是：各部门、事业部各职能部门负责人汇报上月工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议以及本月工作安排；与会人员讨论有关事项；总经理室成员提出各部门、事业部下一月度工作要点、具体安排和有关要求。

第十六条 公司月度例会由办公室负责记录，会后形成《公司月度例会会议纪要》，发送全体参会人员及各分支机构负责人。

第四章 部门、事业部、分公司例会

第十七条 部门、分公司每周召开一次例会，于每周的第一个工作日上午召开，事业部每月至少召开2次例会。部门、事业部、分公司例会与公司月度例会时间冲突的，部门、事业部、分公司应提前召开例会。

第十八条 部门、事业部、分公司例会参会人员为本单位全部管理人员，会议由其第一负责人主持，负责人因故不能出席时，可授权其他管理人员主持。

第十九条 部门、事业部、分公司例会的主要内容是：会议主持人通报公司管理要求和本单位重要事项；与会人员汇报上周工作情况，对照上周会议安排，逐条逐项检查落实完成情况；讨论有关事项；研究部署下一周工作事项。

第二十条 部门、事业部、分公司例会要安排专人记录，形成《***周例会会议记录》，部门、事业部、分公司负责人审核后于OA上登记。

第五章 公司专项会议

第二十一条 公司专项会议是公司总经理室成员依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就分管业务专项工作召开的办公会议。专项会议由总经理室成员召集和主持，与专项工作相关的人员参加。

第二十二条 会议由专项工作主办部门负责组织和记录，办公室配合。会议议定事项形成专项《会议纪要》，由专项工作主办部门起草，报主持会议的总经理室成员签发。

第六章 会议组织

第二十三条 会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则。

第二十四条 会议通知一般应提前一天以上通过OA系统通知与会人和会务服务提供部门，会务服务提供部门为行政部。

第二十五条 会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案等），准备好会议所需的各种设施、用品等。

第二十六条 公司级会议的各类文件材料由办公室负责保管；部门、事业部、分公司召开的会议，其会议文件由各单位自行留存、保管和备查。

第二十七条 办公室负责总经理办公会和公司级会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人并将其作为考核当事人工作的依据；各部门、事业部、分公司会议的跟进落实、督促检查工作由各单位自行安排。

第七章 会议室使用

第二十八条 公司总部有两个会议室和一个洽谈室。1号会议室是大会议室，2号会议室是小会议室，公司前台旁侧是洽谈室。各部门、事业部召开会议需用公司大会议室时，应提前告知行政部，并在会议室门口的表格中填写会议室使用信息。后期，OA系统关于会议室预定的模块上线后，各单位申请使用会议室可直接在OA上预定。

第二十九条 如遇会议室使用时间安排与其他事项相冲突，请各单位负责人自行沟通调整。

第三十条 大会议室的视频会议系统可用于公司总部和分公司、招商银行总行的沟通，具体操作方法见会议室内的使用手册。如使用过程中出现故障，联系行政部前台协助处理。

第三十一条 会议召开过程中，各会议单位需保持会议室的干净整洁；会议结束后，最后一位离场人员应关闭视频会议系统，检查无误后再行离开。

第八章 会议保密要求

第三十二条 公司全体干部员工要严格遵守保密纪律，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和决议情况。

第三十三条 故意泄漏、散布会议相关情况的，按《深圳市汇合发展有限公司风险管理办法（暂行）》相关规定处理。

第九章 管理权责和处罚

第三十四条 办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

第三十五条 会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处理意见；公司办公室负责监督检查公司各部门、各机构执行本办法的情况，对会议召开频率、规范情况进行评估，纳入公司绩效考核流程维度进行考核，会商人力资源部确定考核权重及考核运用。

第三十六条 迟到、早退、缺席

（一）迟到：在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；

（二）早退：凡未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退；

（三）缺席：凡未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。

第三十七条 罚则

（一）无正当理由迟到、早退每次处绩效扣减0.2分；

（二）无正当理由缺席每次处绩效扣减0.5分；

（三）凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

第十章 附则

第三十八条 本制度由办公室负责制定、修改和解释。

第三十九条 本制度经总经理办公会审议通过后，自颁布之日起执行。